Öffentliches Verfahrensverzeichnis gemäss § 4 e Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)

1. Name und Anschrift der verantwortlichen Stelle
 
Hyrican Informationssysteme AG
Kalkplatz 5, 99638 Kindelbrück


2. Geschäftsleitung

Herr Michael Lehmann
Herr Sven Lüttig


3. Leiter der Datenverarbeitung der verantwortlichen Stelle

Frau Katja Bubat


4. Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Vertrieb und Verkauf von Hardware, IT-Dienstleistungen und aller damit verbundenen Nebengeschäfte. Nebenzwecke sind begleitende oder unterstützende Funktionen wie im Wesentlichen die Personal-, Service- und Lieferantenverwaltung. Videoüberwachung erfolgt zur Sammlung von Beweismitteln bei Vandalismus, Einbruch oder sonstigen Straftaten.Die Datenerhebung, -verarbeitung und –nutzung erfolgt nur zur Ausübung der oben genannten Zwecke.


5. Beschreibung der betroffenen Personengruppen

Es werden zu folgenden Gruppen zur Erfüllung der unter 4. genannten Zwecke im wesentlichen die im folgenden aufgeführten personenbezogenen Daten bzw. Datenkategorien erhoben, verarbeitet und genutzt: Kunden (Adressdaten, einschl. Telefon-, Fax- und E-Mail-Daten, Auskünfte, Bankverbindungen) Interessenten/Nichtkunden (Adressdaten, Interessengebiete, Angebotsdaten) Bewerber (im Wesentlichen Bewerbungsdaten, Angaben zum beruflichen Werdegang, zur Ausbildung und Qualifikationen, evtl. Vorstrafen), Mitarbeiter, Auszubildende, Praktikanten, Ruheständler, frühere Mitarbeiter und Unterhaltsberechtigte; Vertrags-, Stamm- und Abrechnungsdaten (Angaben zu Privat- und Geschäftsadresse, Tätigkeitsbereich, Gehaltszahlungen, Name und Alter von Angehörigen soweit für Sozialleistungen relevant, Lohnsteuerdaten, Bankverbindungsdaten, dem Mitarbeiter anvertrauten Vermögensgegenstände); Daten zur Personalverwaltung und -steuerung; Arbeitszeiterfassungsdaten sowie Zugangskontrolldaten; Terminverwaltungsdaten; Daten zur Kommunikation sowie zur Abwicklung und Kontrolle von Transaktionen sowie der technischen Systeme; Notfallkontaktdaten zu vom Mitarbeiter ausgewählten Personen, die im Notfall kontaktiert werden sollen; Handelsvertreter/Vermittler/Makler/Agenturen (Adress-, Geschäfts- und Vertragsdaten; Kontaktinformationen);  Lieferanten/Dienstleister (Adressdaten; Kontaktkoordinaten; Bankverbindungen, Vertragsdaten; Terminverwaltungsdaten; Abrechnungs- und Leistungsdaten); Kontaktpersonen zu vorgenannten Gruppen.Sonstige Personengruppe: Videoaufzeichnungen


6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten

Öffentliche Stellen, die Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften erhalten (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden). Interne Stellen, die an der Ausführung der jeweiligen Geschäftsprozesse beteiligt sind (im Wesentlichen: Personalverwaltung, Buchhaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Marketing, Allgemeine Verwaltung, Vertrieb, Telekommunikation und EDV). Externe Auftragnehmer (Dienstleistungsunternehmen) entsprechend § 11 BDSG. Weitere externe Stellen wie z.B. Kreditinstitute (Gehaltszahlungen, Unternehmen soweit der Betroffene seine schriftliche Einwilligung erklärt hat oder eine Übermittlung aus überwiegendem berechtigtem Interesse zulässig ist.


7. Datenübermittlung in Drittländer

Datenübermittlungen in Drittstaaten ergeben sich nur im Rahmen der Vertragserfüllung, erforderlicher Kommunikation sowie anderer im BDSG ausdrücklich vorgesehener Ausnahmen.
Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung in Drittstaaten; eine solche ist auch nicht geplant.


8. Regelfristen für die Löschung der Daten

Der Gesetzgeber hat vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen erlassen. Nach Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, wenn sie nicht mehr zur Vertragserfüllung erforderlich sind. So werden die handelsrechtlichen oder finanzwirksamen Daten eines abgeschlossenen Geschäftsjahrs den rechtlichen Vorschriften entsprechend nach weiteren zehn Jahren gelöscht, soweit keine längeren Aufbewahrungsfristen vorgeschrieben oder aus berechtigten Gründen erforderlich sind. Kürzere Löschungsfristen werden auf besonderen Gebieten genutzt (z.B. im Personalverwaltungsbereich wie z.B. abgelehnten Bewerbungen oder Abmahnungen). Sofern Daten hiervon nicht berührt sind, werden sie gelöscht, wenn die unter 5. genannten Zwecke wegfallen.



Hyrican Informationssysteme AG

Katja Bubat


Kindelbrück, 12.04.2010